Optel Services : Simplifiez la gestion de vos rendez-vous avec notre service de gestion d’agenda externalisé

Nous organisons vos rendez-vous, réunions et événements, tout en vous libérant du temps pour vous concentrer sur l’essentiel.

Pourquoi choisir Optel Services ?

Équipe Optel Services gérant des agendas partagés pour professionnels

Gérer un agenda chargé peut rapidement devenir une source de pertes de temps considérables.

Pour gérer efficacement vos rendez-vous, réunions et tâches à accomplir, Optel Services met en place une solution sur mesure adaptée à vos besoins spécifiques.

Que vous soyez cabinet médical, professions libérales ou entreprise, nous prenons en charge l’organisation de votre emploi du temps pour vous libérer du temps précieux — un temps nécessaire pour vous concentrer sur vos activités à forte valeur ajoutée.

Découvrez tous les avantages
de la gestion d’agenda !

  • Flexibilité et réactivité : Nous gérons votre agenda en temps réel, ajustant vos rendez-vous et réunions selon vos disponibilités et vos priorités.

  • Service personnalisé : Que vous ayez besoin d’une gestion continue ou ponctuelle, nous offrons des solutions adaptées à votre rythme et à vos exigences.

  • Gain de temps précieux : En externalisant la gestion de votre agenda, vous gagnez du temps et réduisez le stress lié à l’organisation de vos engagements professionnels.

  • Coordination optimale : Nous assurons une coordination sans faille de vos rendez-vous et réunions, minimisant les conflits d’emploi du temps et maximisant votre productivité.

  • Comptes rendus et suivi : Après chaque session, un compte rendu clair est disponible, vous permettant de suivre vos objectifs fixés et d’adapter votre organisation en conséquence.

  • Suivi et reporting : Recevez un compte rendu régulier de votre activité avec des tableaux de bord mis à jour, pour piloter efficacement vos objectifs fixés sans perdre de temps précieux en réunions de suivi.

Gestion d'agenda externalisée avec outils numériques – Optel Services

Nos services comprennent :

Icône prise de rendez-vous – gestion d'agenda externalisée

Prise de rendez-vous

Nous organisons vos rendez-vous en tenant compte de vos contraintes et préférences, garantissant un emploi du temps optimisé.

Icône rappels automatiques pour gestion du temps externalisée

Rappels automatiques

Nous envoyons des rappels par email ou SMS pour éviter les oublis et garantir la présence de tous les participants.

Icône synchronisation agendas partagés Doctolib Google Agenda Maiia

Synchronisation avec vos outils numériques

Nous intégrons nos services avec vos outils de gestion de projet et agendas partagés (Doctolib, Google Agenda, Maiia, Clic RDV…), facilitant la gestion du temps de toute votre équipe et la coordination avec vos prestataires externes.

Icône gestion des annulations et reprogrammations de rendez-vous

Gestion des annulations et reprogrammations

En cas de changement, nous gérons les annulations et reprogrammations avec efficacité, vous tenant informé en temps réel.

Icône coordination de réunions – secrétariat externalisé Optel Services

Coordination de réunions

Nous planifions et gérons les invitations, les lieux et les horaires de vos réunions pour une organisation fluide et sans accroc.

Des solutions adaptées à vos besoins

Lors de la mise en place de notre service, nous analysons en détail votre organisation pour identifier les pertes de temps récurrentes et définir ensemble vos objectifs fixés.

La prise de décision reste toujours entre vos mains : nous vous fournissons une visibilité complète grâce à des tableaux de bord simples, mis à jour en temps réel.

Notre équipe coordonne également les échanges avec vos prestataires externes et assure un compte rendu régulier de l’activité.

Vous bénéficiez ainsi d’une gestion du temps optimale, sans alourdir votre gestion des ressources humaines.

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Icône gestion des annulations et reprogrammations de rendez-vous

FAQ – Questions Fréquentes sur la Gestion d’Agenda

La gestion d’agenda externalisée consiste à confier la planification, la prise de rendez-vous, la gestion des réunions et des rappels à un prestataire spécialisé comme Optel Services. Cela vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier, tout en ayant l’assurance que votre emploi du temps est géré de manière optimale.

Nos services s’adressent à une large gamme de professionnels, y compris les cabinets médicaux, cabinets d’avocats, entreprises, indépendants, agences immobilières, et bien d’autres. Nous adaptons notre approche aux spécificités de chaque secteur pour répondre au mieux à vos besoins.

Nous synchronisons notre gestion d’agenda avec les outils numériques que vous utilisez déjà, tels que *Doctolib, Maia, Google Agenda, W. Z. Agenda, Resalib, Planity, Clic RDV*, et bien d’autres. Cela nous permet de gérer vos rendez-vous en temps réel, sans aucune interruption dans votre organisation habituelle.

En cas d’annulation ou de reprogrammation de rendez-vous, nous nous chargeons de notifier toutes les parties concernées et de reprogrammer les rendez-vous en fonction de vos disponibilités. Nous veillons à ce que votre emploi du temps reste fluide et optimisé.

Oui, nous envoyons des rappels automatiques par email ou SMS avant chaque rendez-vous pour éviter les oublis. Ces rappels peuvent être personnalisés selon vos préférences.

Pour commencer, nous organisons une consultation initiale gratuite pour comprendre vos besoins spécifiques et mettre en place les outils nécessaires. Une fois que tout est configuré, nous commençons immédiatement à gérer votre agenda, vous tenant informé en temps réel.

L’externalisation de la gestion de votre agenda vous permet de gagner du temps, de réduire le stress lié à l’organisation de vos rendez-vous, et d’améliorer votre productivité. Cela vous libère des tâches administratives, vous permettant de vous concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

Chez Optel Services, la confidentialité de vos informations est une priorité absolue. Nous mettons en place des protocoles de sécurité stricts pour protéger toutes les données sensibles et respecter la confidentialité de vos clients et de vos rendez-vous.

Nos tarifs varient en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise, tels que le volume de rendez-vous à gérer et la complexité des services requis. Nous vous proposons un devis personnalisé après avoir évalué vos besoins.

Absolument, nos services sont flexibles et peuvent être ajustés en fonction de l’évolution de vos besoins. Que vous ayez besoin de plus de support à certaines périodes ou de modifications dans la gestion de votre agenda, nous nous adaptons pour vous offrir un service optimal.

Ils nous ont fait confiance !

Découvrez l’ensemble de nos clients ravis de nos services !

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