Permanence téléphonique
Permanence téléphonique externalisée : plus aucun appel sans réponse
Op’tel Services prend vos appels entrants en votre nom quand vous ne pouvez pas décrocher : en rendez-vous, en déplacement, en congés ou pendant un pic d’activité. Une équipe de secrétaires basée en France répond en moins de trois sonneries : une réponse rapide, professionnelle et personnalisée, du premier contact jusqu’à la transmission du message.
Tarif : 15 € HT par mois, puis 1,25 € HT par appel traité (1 € HT pour les professionnels de santé), sans engagement.
Nos services
Notre service de permanence téléphonique : ce que nous gérons
Une gestion des appels complète, adaptée à vos besoins spécifiques et à votre volume d’appels.
Accueil téléphonique à votre nom
Script d’accueil personnalisé et reconnaissance des numéros : chaque appelant entend votre entreprise, pas un centre d’appels. Un accueil chaleureux et une qualité d’accueil constante.
Filtrage et urgences
Nous filtrons les appels, écartons le démarchage et traitons les urgences selon vos consignes, avec un transfert immédiat si besoin.
Prise de message
Chaque message vous parvient en temps réel par email ou SMS, avec l’essentiel de la demande.
Gestion d’agenda et prise de rendez-vous
Nous planifions vos rendez-vous directement dans votre agenda en ligne, sans double réservation, et nous gérons les annulations.
Service client et transfert d’appels
Nous renseignons vos clients à partir des informations que vous nous confiez, puis nous savons transférer l’appel vers la bonne personne ou le bon service, selon vos règles.
Débordement et absences
Pauses, congés, réunions, surcharge d’appels : prise de ligne partielle ou totale, aux plages que vous choisissez, pour assurer la continuité de votre accueil.
Le principe
Qu’est-ce qu’une permanence téléphonique externalisée ?
Une permanence téléphonique externalisée confie la réception de vos appels à des secrétaires à distance, qui répondent en votre nom aux heures choisies. Vos appels sont accueillis, filtrés et transmis selon vos consignes, sans que vous ayez à interrompre votre activité.
C’est la forme la plus simple d’externalisation : votre standard téléphonique continue de répondre, même quand votre équipe interne est occupée.
Contrairement à un répondeur ou à un standard automatique, la permanence repose sur de vraies secrétaires. Elles échangent avec vos interlocuteurs, prennent les messages et fixent les rendez-vous. Vos clients et vos patients trouvent un interlocuteur humain, pas une boîte vocale.
Besoin d’un secrétariat téléphonique plus complet, avec la gestion de votre agenda au quotidien ? Découvrez notre télésecrétariat externalisé.
Rappel sous 24 h
Parlons de vos appels
Nous vous rappelons pour comprendre vos appels, vos horaires et vos consignes.
Horaires
Horaires : une permanence 59 heures par semaine
Nos secrétaires répondent du lundi au vendredi de 8 h à 19 h et le samedi de 8 h à 12 h, soit 59 heures par semaine.
En dehors de ces horaires
Deux options : un répondeur indique vos horaires d’ouverture et vos consignes (rappeler plus tard, ou envoyer un e-mail en cas d’urgence), ou votre ligne bascule directement vers vous, par exemple le samedi après-midi.
Les plages que vous choisissez
Toute la journée, seulement en débordement, pendant vos pauses ou vos absences : vous décidez quand vos appels nous sont confiés.
Pour qui
Une permanence téléphonique pour chaque secteur
Entreprises et artisans
Vous êtes sur un chantier ou chez un client : nous prenons les demandes de devis et les rendez-vous.
Professions libérales
Experts-comptables, notaires, consultants : un accueil confidentiel et des urgences mises en relation.
Professionnels de santé
Cabinets médicaux et paramédicaux : appels des patients, prise de rendez-vous sur Doctolib ou Maiia, secret médical respecté.
Cabinets juridiques
Avocats et professions du droit : accueil téléphonique confidentiel et messages transmis en temps réel.
Avantages
Pourquoi externaliser votre permanence téléphonique ?
Une image soignée dès le premier contact
Le premier appel donne l’image de votre entreprise. Un accueil téléphonique professionnel, à votre nom, rassure vos clients, améliore votre relation client et la satisfaction de chaque appelant. Le professionnalisme se joue dès la première sonnerie.
Moins de coûts qu’une embauche en interne
Pas de salaire, pas de cotisations, pas de remplacement à organiser pendant les congés. Vous payez un abonnement mensuel et les appels traités.
Du temps pour l’essentiel
Vous travaillez sans être interrompu et vous pouvez vous concentrer sur votre cœur de métier et les tâches à forte valeur ajoutée. Les appels sont gérés, les messages arrivent triés : vous rappelez au bon moment.
Une solution flexible
Une offre sans engagement ni préavis : vous ajustez la couverture à votre activité et vous arrêtez quand vous le souhaitez, en nous prévenant simplement.
Bien choisir
Comment choisir son prestataire de permanence téléphonique ?
Cinq critères pour faire le bon choix et travailler en confiance.
- Le décroché. Combien de sonneries avant la réponse ? Chez Op’tel, moins de trois : une réponse rapide à chaque appel.
- Les horaires réels. Méfiez-vous des promesses floues. Nous couvrons 59 heures par semaine et nous disons clairement ce qui se passe en dehors.
- La connaissance de votre secteur. Vocabulaire médical, juridique ou du bâtiment : nos télésecrétaires sont formées aux exigences de chaque domaine. Leur expérience et leur expertise font la différence.
- La confidentialité. Nous appliquons le RGPD, l’accès aux informations se limite aux personnes autorisées et nos accès sont protégés par une double authentification.
- La transparence du prix. Un abonnement mensuel, puis un prix par appel traité. Pas de frais cachés, devis gratuit sous 48 h.
Notre méthode
Mettre en place votre permanence téléphonique en quatre étapes
Écoute
Un premier échange pour comprendre votre activité, vos appels et vos consignes.
Script et consignes
Nous définissons ensemble vos procédures : script d’accueil, règles de filtrage, traitement des urgences et communication des messages.
Renvoi d’appel
Vous gardez votre numéro : vous renvoyez simplement vos appels vers votre ligne dédiée Op’tel, aux plages choisies.
Lancement et suivi
Le service démarre sous 48 h après le premier échange. Vous suivez les appels traités grâce à des rapports quotidiens ou hebdomadaires, selon vos préférences, et nous ajustons les consignes avec vous pour optimiser le service.
Tarifs
Tarif de la permanence téléphonique : 15 € HT par mois, puis un prix par appel traité
15 € HT par mois d’abonnement, puis 1,25 € HT par appel traité pour les entreprises, artisans, professions libérales et avocats, 1 € HT pour les médecins et paramédicaux. Sans engagement de durée.
Devis gratuit, données traitées en toute confidentialité.
Nous avons une offre dédiée à votre métier.
FAQ
Permanence téléphonique : vos questions
Qu’est-ce qu’une permanence téléphonique externalisée ?
Une permanence téléphonique externalisée confie la réception de vos appels à des secrétaires à distance, qui répondent en votre nom aux heures choisies. Chez Op’tel, vos appels sont accueillis, filtrés et transmis selon vos consignes, sans que vous ayez à interrompre votre activité.
Quelle différence avec un répondeur ou un standard automatique ?
Contrairement à un répondeur, la permanence téléphonique repose sur de vraies secrétaires qui échangent avec vos interlocuteurs, prennent les messages et planifient les rendez-vous. Vos clients trouvent toujours un interlocuteur humain, pas une boîte vocale.
À quels horaires la permanence est-elle assurée ?
Du lundi au vendredi de 8 h à 19 h et le samedi de 8 h à 12 h. Vous choisissez les plages couvertes : toute la journée, en débordement, pendant vos pauses ou vos absences.
Que se passe-t-il en dehors de ces horaires ?
Un répondeur indique vos horaires d’ouverture et vos consignes, par exemple rappeler plus tard ou envoyer un e-mail en cas d’urgence. Votre ligne peut aussi basculer directement vers vous.
Combien coûte une permanence téléphonique ?
Comptez 15 € HT par mois d’abonnement, puis 1,25 € HT par appel traité (1 € HT pour les médecins et paramédicaux), sans engagement de durée. Un devis gratuit est établi sous 48 h.
Mes clients sauront-ils que l’appel est pris par un service externe ?
Non. Nos secrétaires se présentent au nom de votre entreprise et suivent un script d’accueil construit avec vous.
Dois-je changer de numéro de téléphone ?
Non. Vous gardez votre numéro et vous renvoyez vos appels vers votre ligne dédiée Op’tel aux plages choisies.
Comment recevez-vous mes messages et mes rendez-vous ?
La transmission des messages se fait en temps réel par email ou SMS. Les rendez-vous sont pris directement dans votre agenda en ligne.
Travaillez-vous avec mes outils ?
Oui. Nous utilisons vos outils de gestion d’agenda : Doctolib, Maiia, Google Agenda ou agendas partagés.
Mes données sont-elles protégées ?
Oui. Nous appliquons le RGPD : l’accès aux informations se limite aux personnes autorisées, tenues à la confidentialité, et nos accès sont protégés par une double authentification.
Y a-t-il un engagement ou un préavis ?
Non. Le service est sans engagement et sans préavis : prévenez-nous simplement quand vous souhaitez arrêter.
Où sont basées vos secrétaires ?
En France. Nous n’externalisons aucun appel à l’étranger.
Devis gratuit
Recevez votre devis sous 48 h
Parlez-nous de votre activité et de vos appels : Eva vous rappelle sous 24 h et vous recevez un devis gratuit sous 48 h.
