Télésecrétariat
Télésecrétariat externalisé : vos appels et votre agenda gérés, en votre nom
Réception des appels, prise de rendez-vous, messages et suivi de votre agenda : les télésecrétaires d’Op’tel Services tiennent à distance le standard téléphonique de votre entreprise, de votre cabinet ou de votre établissement pendant que vous travaillez. Une équipe basée en France décroche en moins de trois sonneries, se présente en votre nom et applique vos consignes.
Tarif : 15 € HT par mois, puis 1,25 € HT par appel traité (1 € HT pour les professionnels de santé), sans engagement.
Nos services
Ce que couvre notre télésecrétariat
Nos missions : une prise en charge complète de vos appels entrants et de votre agenda, adaptée à votre activité, à votre organisation et à votre volume d’appels.
Réception des appels entrants
Nous répondons en votre nom, filtrons et qualifions chaque appel selon vos consignes. Vos interlocuteurs trouvent toujours une personne au bout du fil, et vous réduisez les appels manqués.
Prise de rendez-vous et gestion d’agenda
Vos rendez-vous placés au bon créneau dans vos outils (Doctolib, Maiia, Google Agenda, agenda en ligne partagé), en temps réel, sans double réservation.
Gestion des messages
Transmission structurée des demandes : urgences signalées, messages transmis par e-mail ou SMS selon vos règles, avec les informations utiles pour rappeler.
Transfert d’appels et standard téléphonique
Nous savons transférer un appel vers la bonne personne ou le bon service. Votre standard téléphonique reste tenu, même quand votre équipe interne est occupée.
Suivi de votre agenda
Modifications, annulations, rappels : votre planning reste propre et à jour pendant que vous êtes en rendez-vous, en déplacement ou sur un chantier.
Débordement et absences
Pauses, congés, réunions, pics d’activité : nous prenons le relais sur les plages que vous choisissez, pour assurer la continuité de votre accueil téléphonique.
Le principe
Qu’est-ce que le télésecrétariat ?
Le télésecrétariat est un service de secrétariat à distance. Une télésecrétaire est une secrétaire qui travaille hors de vos locaux : elle gère vos appels téléphoniques et votre agenda en votre nom, grâce à un renvoi d’appel et à un accès à vos outils.
Pour vos clients ou vos patients, rien ne change : ils appellent votre numéro et parlent à une personne qui connaît votre activité.
Entreprises, TPE et PME, cabinets médicaux, professions libérales : recourir au télésecrétariat est une solution pratique pour disposer d’un accueil téléphonique professionnel sans recruter. Vous gardez les décisions, nous assurons la gestion des appels et des rendez-vous au quotidien.
Besoin d’aide sur l’administratif (rédaction de courriers et de documents, devis, factures, dossiers) ? Notre gestion administrative externalisée complète le télésecrétariat.
Comparer
Télésecrétariat ou permanence téléphonique : quelle différence ?
Trois formules proches, trois niveaux de prise en charge. Op’tel Services propose les trois et compose l’offre selon vos besoins.
La permanence téléphonique
Elle répond à vos appels quand vous ne pouvez pas décrocher : accueil en votre nom, filtrage, prise de message et transfert des urgences. Découvrez notre permanence téléphonique externalisée.
Le télésecrétariat
Il va plus loin : en plus des appels, la télésecrétaire gère votre agenda (prise de rendez-vous, annulations, rappels) et le suivi des demandes. C’est la formule adaptée quand vos rendez-vous passent par le téléphone.
Le secrétariat externalisé
Il réunit le téléphone, l’agenda et une partie de vos tâches administratives. Voir notre secrétariat externalisé.
Rappel sous 24 h
Parlons de vos appels
Nous vous rappelons pour comprendre vos appels, vos horaires et vos consignes.
Notre équipe
Nos télésecrétaires : formées à votre métier
Chaque domaine a son vocabulaire et ses exigences spécifiques. Nos télésecrétaires ont l’expérience de plusieurs secteurs et connaissent les contraintes des cabinets médicaux et paramédicaux, des avocats, des professions libérales et des artisans.
Elles appliquent un script d’accueil construit avec vous et vos procédures de prise de rendez-vous. Leurs compétences comptent autant que leur disponibilité : écoute, discrétion, maîtrise de vos outils, qualité de la communication avec vos interlocuteurs. C’est ce savoir-faire qui installe la confiance.
Op’tel Services forme aussi des télésecrétaires : notre formation au secrétariat téléphonique externalisé est certifiée Qualiopi.
Confidentialité : nous appliquons le RGPD, l’accès aux données se limite aux personnes autorisées et nos accès sont protégés par une double authentification.
Avantages
Les avantages du télésecrétariat externalisé
Une image professionnelle à chaque appel
Un accueil à votre nom, une réponse rapide et un interlocuteur qui connaît votre activité : la qualité de l’accueil téléphonique renforce l’image de votre entreprise et la satisfaction de vos clients.
Moins d’appels manqués, plus de rendez-vous
Chaque appel non décroché peut être un client ou un prospect perdu. Le télésecrétariat prend vos appels sur les plages couvertes et transforme les demandes en rendez-vous.
Du temps pour votre cœur de métier
Vous libérez du temps : vous travaillez sans interruption et vous vous concentrez sur vos clients, vos patients ou vos chantiers. Les messages arrivent triés, vous rappelez au bon moment.
Une solution flexible, sans embauche
Pas de recrutement, pas de contrat de travail ni de remplacement à organiser pendant les congés. Sans engagement ni préavis : vous ajustez le service à votre activité.
Horaires
Horaires du télésecrétariat : 59 heures par semaine
Nos télésecrétaires répondent du lundi au vendredi de 8 h à 19 h et le samedi de 8 h à 12 h, soit 59 heures par semaine.
En dehors de ces horaires
Un répondeur indique vos horaires d’ouverture et vos consignes (rappeler plus tard, ou envoyer un e-mail en cas d’urgence), ou votre ligne bascule directement vers vous.
Les plages que vous choisissez
Toute la journée, seulement en débordement, pendant vos pauses ou vos absences : vous décidez quand nous prenons le relais.
Pour qui
Un télésecrétariat par métier
Télésecrétariat médical
Médecins et cabinets paramédicaux : appels patients, prise de rendez-vous sur Doctolib ou Maiia, filtrage des urgences, secret médical respecté. Découvrez notre secrétariat médical externalisé.
Télésecrétariat juridique
Avocats et professions du droit : accueil téléphonique confidentiel, prise de rendez-vous et messages, dans le respect de votre secret professionnel. Voir notre télésecrétariat juridique.
Professions libérales
Experts-comptables, notaires, consultants : un accueil à votre nom et des rendez-vous tenus à jour. Découvrez notre télésecrétariat pour professions libérales.
Artisans et TPE
Artisans du bâtiment, TPE et PME : vous êtes sur les chantiers, nous prenons vos appels et vos demandes de devis, de rendez-vous et de suivi client. Découvrez notre télésecrétariat pour artisans.
Notre méthode
Mise en place de votre télésecrétariat en quatre étapes
Écoute
Un premier échange pour comprendre votre activité, vos appels, vos outils et vos besoins.
Consignes
Nous définissons ensemble le script d’accueil, les règles de filtrage, le traitement des urgences et vos règles de prise de rendez-vous.
Renvoi d’appel
Vous gardez votre numéro : vous renvoyez vos appels vers votre ligne dédiée Op’tel, aux plages choisies.
Lancement et suivi
Le service démarre sous 48 h après le premier échange. Nous ajustons les consignes avec vous au fil des semaines.
Tarifs
Tarif du télésecrétariat : vous ne payez que ce que nous gérons
15 € HT par mois d’abonnement, puis 1,25 € HT par appel traité pour les entreprises, artisans, professions libérales et avocats, 1 € HT pour les médecins et paramédicaux. Sans engagement de durée.
Devis gratuit, données traitées en toute confidentialité.
Nous avons une offre dédiée à votre métier.
FAQ
Télésecrétariat : vos questions
Qu’est-ce que le télésecrétariat externalisé ?
Le télésecrétariat externalisé consiste à confier la gestion de vos appels et de votre agenda à des secrétaires à distance : réception des appels en votre nom, prise et modification de rendez-vous dans vos outils, transmission des messages. Vous gardez la main sur votre planning.
En quoi consiste un service de télésecrétariat ?
Un service de télésecrétariat couvre l’accueil téléphonique, la gestion des appels entrants, la prise de rendez-vous, les annulations et rappels, et la transmission des messages, dans vos outils et selon vos consignes.
Quelle différence entre télésecrétariat et permanence téléphonique ?
La permanence téléphonique prend vos appels quand vous ne pouvez pas décrocher. Le télésecrétariat ajoute la gestion de votre agenda et le suivi des demandes.
Qui sont vos télésecrétaires ?
Une équipe de secrétaires basée en France, formée aux exigences de chaque métier : médical, juridique, libéral, artisanat. Nous n’externalisons aucun appel à l’étranger.
Combien coûte un télésecrétariat ?
Comptez 15 € HT par mois d’abonnement, puis 1,25 € HT par appel traité (1 € HT pour les médecins et paramédicaux). Sans engagement de durée. Devis gratuit sous 48 h.
À quels horaires le télésecrétariat est-il assuré ?
Du lundi au vendredi de 8 h à 19 h et le samedi de 8 h à 12 h. En dehors, un répondeur indique vos horaires et vos consignes, ou votre ligne bascule vers vous.
Dois-je changer de numéro de téléphone ?
Non. Vous gardez votre numéro et vous renvoyez vos appels vers votre ligne dédiée Op’tel aux plages choisies.
Travaillez-vous dans mes outils ?
Oui. Doctolib, Maiia, Google Agenda, agendas partagés : nous nous adaptons à votre environnement existant.
Mes données sont-elles protégées ?
Oui. Nous appliquons le RGPD : l’accès aux informations se limite aux personnes autorisées, tenues à la confidentialité, et nos accès sont protégés par une double authentification.
Le télésecrétariat convient-il aux entreprises et aux PME ?
Oui. Le service s’adapte à une société de quelques personnes comme à une PME avec un standard chargé : nous répondons à vos clients et transférons les appels selon votre organisation.
Puis-je ajuster ou arrêter le service ?
Oui. Le service est sans engagement et sans préavis : vous augmentez ou réduisez la couverture selon vos pics et vos creux, et vous nous prévenez simplement pour arrêter.
Devis gratuit
Recevez votre devis sous 48 h
Parlez-nous de votre activité et de vos appels : Eva vous rappelle sous 24 h et vous recevez un devis gratuit sous 48 h.
