Secrétariat externalisé · partout en France
Secrétariat externalisé : standard et permanence téléphonique pour entreprises et professionnels
Un appel manqué, c’est un client perdu. Op’tel Services répond à votre place avec une équipe basée en France : standard, permanence téléphonique, prise de rendez-vous et gestion administrative. Vous déléguez sans embaucher, sans charges fixes. Tarif du secrétariat externalisé : 15 € HT/mois d’abonnement, puis un prix par appel traité.
Nos deux services cœur
Confiez vos appels à des secrétaires expérimentées
Externalisation du standard téléphonique
Nous prenons vos appels entrants en votre nom en moins de trois sonneries. Nous filtrons les appels, écartons le démarchage, puis transférons chaque interlocuteur vers le bon service ou la bonne personne selon vos consignes.
Urgence, prospect ou fournisseur : chaque appel part au bon endroit. Vous recevez un compte rendu en temps réel par email ou SMS.
Externalisation de la permanence téléphonique
Nous assurons la continuité de votre accueil en dehors de vos horaires, pendant les congés ou les pics d’activité, aux plages que vous définissez.
Transfert immédiat en cas d’urgence, prise de message, programmation de rappel. Une réponse précieuse pour les artisans en intervention et les libéraux hors rendez-vous.
Le principe
Qu’est-ce qu’un secrétariat externalisé ?
Un secrétariat externalisé, ou externalisation du secrétariat, c’est confier tout ou partie de votre secrétariat à un prestataire extérieur à votre entreprise. Ses secrétaires travaillent à distance et en votre nom : elles répondent au téléphone, tiennent votre agenda et traitent une partie de vos tâches administratives. Vous gardez la main sur les consignes et les décisions.
Ce que vous pouvez déléguer à Op’tel
Accueil téléphonique externalisé
Appels entrants, filtrage, prise de messages, transferts.
Permanence téléphonique
Hors de vos horaires, pendant vos congés ou en cas d’absence.
Gestion d’agenda
Prise de rendez-vous, annulations, rappels SMS, agenda partagé.
Gestion administrative
Emails, rédaction de courriers et de documents, devis, factures et relances des impayés, classement des dossiers.
Vous choisissez ce que vous souhaitez déléguer et ce que vous gardez. Commencez par le téléphone, puis confiez l’agenda, l’administratif ou les tâches chronophages quand votre organisation le demande.
Pour qui
Un secrétariat adapté à votre métier
Au-delà du standard et de la permanence, notre secrétariat s’adapte à quatre univers, des indépendants aux TPE et PME. Choisissez le vôtre.
Entreprises & artisans
Accueil en votre nom, filtrage, messages détaillés, prise de ligne partielle ou totale.
Professions libérales
Experts-comptables, notaires, consultants. Gestion confidentielle, reconnaissance des appels, urgences mises en relation.
Cabinets médicaux
Secrétaire médicale externalisée, Doctolib et Maiia, vocabulaire maîtrisé, secret médical respecté.
Cabinets juridiques
Un secrétariat juridique : accueil téléphonique, gestion des emails RPVA, classement des pièces, relances de factures.
Rappel sous 24 h
Parlons de votre activité
Trois champs suffisent. Eva vous rappelle avec le bon interlocuteur et une estimation adaptée à votre volume d’appels.
Comparer
Secrétariat externalisé ou embauche : ce qui change
Recruter une secrétaire, c’est un poste à pourvoir puis à garder. Externaliser, c’est une solution prête à démarrer, sans les contraintes d’une embauche, et un budget qui suit votre activité réelle.
Embaucher une secrétaire
- Un recrutement à mener, puis une formation à vos outils.
- Un contrat de travail, une paie, des cotisations employeur et de la gestion RH.
- Un poste de travail et du matériel à fournir.
- Des congés, une absence maladie, un remplacement ou un intérim à organiser.
- Un coût fixe, que votre ligne professionnelle sonne ou non.
Externaliser avec Op’tel
- Aucun recrutement : nos secrétaires connaissent déjà Doctolib, Maiia, RPVA et les agendas partagés.
- Aucun contrat de travail : un abonnement de 15 € HT par mois, puis un prix par appel traité.
- Aucun matériel à fournir : notre équipe travaille à distance, depuis la France.
- Une réduction des coûts fixes : aucun salaire à verser les jours où le téléphone sonne peu.
- Une équipe qui se relaie pour assurer la continuité : la charge est répartie, un appel manqué est tracé puis rappelé.
- Un coût qui suit votre volume d’appels, sans engagement de durée.
Notre méthode
Externaliser son secrétariat en quatre étapes
Écoute
Nous nous déplaçons dans vos locaux pour comprendre votre activité, vos outils et vos consignes.
Configuration sur mesure
Reconnaissance des numéros, scripts d’accueil, plages horaires, transferts d’appels.
Mise en place et test
Nous démarrons en mode pilote pour ajuster et garantir une transition fluide.
Suivi et adaptation
Points réguliers pour ajuster le service. Vous restez maître de votre relation client.
Tarif
Tarif du secrétariat externalisé : à partir de 15 € HT/mois, vous ne payez que les appels traités
15 € HT/mois d’abonnement, puis 1,25 € HT par appel traité (1 € HT pour les médecins et paramédicaux), sans engagement de durée. En 2022, un employé du privé à temps plein gagnait en moyenne 29 300 € brut par an, et l’employeur y ajoutait en moyenne 43,7 % de cotisations et autres coûts (Insee).
Devis gratuit, réponse sous 48 h.
Bien choisir
Comment choisir son prestataire de secrétariat externalisé ?
Avant de signer, posez ces sept questions à chaque prestataire. Elles vous aident à évaluer la qualité du service et à choisir la bonne formule. Voici nos réponses.
- Connaît-il votre métier ? Notre personnel qualifié maîtrise le vocabulaire de chaque secteur : professionnels de santé, juridique, libéral, artisanat.
- Quelle disponibilité offre-t-il ? Du lundi au vendredi de 8 h à 19 h et le samedi de 8 h à 12 h, soit 59 heures par semaine. En dehors de ces horaires, un répondeur indique vos horaires d’ouverture et vos consignes, ou la ligne bascule directement vers vous.
- Répond-il vraiment à votre nom ? Oui : script d’accueil personnalisé, reconnaissance des numéros, décroché en moins de trois sonneries, pour une vraie réactivité. Un accueil professionnel, à l’image de votre cabinet ou de votre entreprise.
- Comment protège-t-il vos données ? Nous appliquons le RGPD. L’accès aux informations se limite aux personnes autorisées, tenues à la confidentialité et à la discrétion. Vos données sensibles restent protégées.
- Où travaille son équipe ? En France. Votre accueil téléphonique n’est jamais délocalisé.
- Vous engage-t-il dans la durée ? Non. Cette flexibilité vous permet d’augmenter, réduire ou suspendre le service à tout moment.
- Son prix est-il lisible ? Un abonnement mensuel, puis un prix par appel traité. Devis gratuit sous 48 h, après un point de contact pour comprendre vos besoins.
Pourquoi Op’tel
Les avantages d’un secrétariat externalisé avec Op’tel
Sans engagement
Vous augmentez, réduisez ou suspendez le service à tout moment.
Proximité
Nous nous déplaçons dans vos locaux et organisons des points réguliers.
RGPD & confidentialité
Communications sécurisées. Accès aux informations limité aux personnes autorisées. Secret médical respecté.
Une équipe en France
Votre accueil téléphonique n’est jamais délocalisé.
Secrétaires expérimentées
Formées au vocabulaire de chaque secteur. Doctolib, Maiia, RPVA, agendas partagés.
Démarrage en 48 h
Après la rencontre initiale : accès, consignes, test puis lancement.
Questions fréquentes
Secrétariat externalisé : vos questions
Qu’est-ce que le secrétariat externalisé ?
Le secrétariat externalisé confie la gestion de vos appels, de votre agenda et d’une partie de vos tâches administratives à une équipe extérieure à votre entreprise. Chez Op’tel, des secrétaires formées répondent en votre nom, filtrent les appels et tiennent votre agenda. Vous n’avez ni à recruter ni à former du personnel.
Combien coûte un secrétariat externalisé ?
Chez Op’tel, comptez 15 € HT par mois d’abonnement, puis 1,25 € HT par appel traité (1 € HT pour les médecins et paramédicaux), sans engagement de durée. Le tarif dépend du volume d’appels et des missions confiées. Devis gratuit sous 48 h.
Pourquoi externaliser son secrétariat ?
Externaliser son secrétariat vous évite de recruter et de gérer un salarié. Vous ne manquez plus d’appels pendant vos horaires d’ouverture, vos clients trouvent un interlocuteur, et vous pouvez gagner du temps pour votre cœur de métier au quotidien.
Quelle différence entre standard et permanence téléphonique ?
Le standard concerne l’accueil des appels pendant vos horaires d’ouverture : filtrage, transfert, prise de message. La permanence prend le relais en dehors de vos horaires, pendant vos congés ou vos pics d’activité, sur nos plages d’ouverture. Les deux se combinent.
Quelle différence entre secrétariat externalisé et télésecrétariat ?
Le télésecrétariat désigne la gestion à distance de vos appels et de votre agenda. Le secrétariat externalisé va plus loin : il peut aussi couvrir des tâches administratives. Op’tel propose les deux et compose l’offre selon vos besoins.
Peut-on externaliser uniquement une partie du secrétariat ?
Oui. Nous proposons la prise de ligne partielle (renfort de votre secrétaire interne, débordement, congés, maladie) ou totale selon vos besoins.
Qui va répondre à mes clients ?
Une secrétaire de notre équipe, formée à votre activité. Elle sait répondre à vos interlocuteurs avec vos mots et vos consignes.
Quels secteurs accompagnez-vous ?
Quatre univers principaux : entreprises et artisans, professions libérales, cabinets médicaux et paramédicaux avec notre secrétariat médical externalisé, cabinets juridiques.
Comment garantissez-vous la confidentialité ?
Nous appliquons le RGPD et nos communications sont sécurisées. L’accès aux informations se limite aux personnes autorisées, tenues à la confidentialité, et nos accès sont protégés par une double authentification. Pour les cabinets médicaux, nous respectons le secret médical.
En combien de temps peut-on démarrer ?
Sous 48 h après la rencontre initiale dans vos locaux : configuration des accès, intégration de vos consignes, période de test puis lancement.
Devis gratuit
Recevez votre devis sous 48 h
Nous nous déplaçons dans vos locaux pour comprendre vos besoins. Devis personnalisé, sans engagement.
