Optel Services accompagne les entreprises, artisans, professions libérales et cabinets médicaux qui
souhaitent externaliser leur secrétariat sans embaucher. Nos secrétaires
expérimentées prennent en charge votre standard téléphonique, votre permanence téléphonique, la prise
de rendez-vous et la gestion administrative quotidienne.

Faire appel à un prestataire vous permet de gagner du temps, de réduire vos charges sociales et de
vous concentrer sur votre cœur de métier. Vous ne payez que ce que vous consommez réellement, sans
contrat de travail ni coût fixe mensuel.

Externalisation du standard téléphonique

Confier votre standard téléphonique à un prestataire externe permet de garantir un accueil
professionnel à chaque appel sans embaucher. Notre service d’externalisation du
standard téléphonique assure la prise des appels entrants en votre nom, le filtrage des
sollicitations commerciales et le transfert des appels prioritaires vers le bon interlocuteur.

Concrètement, nos secrétaires expérimentées décrochent en moins de trois sonneries, identifient le
motif d’appel, prennent les coordonnées détaillées et vous transmettent un compte-rendu en
temps réel par email ou SMS. Les appels indésirables sont filtrés en amont. Vous gagnez du temps et
améliorez l’expérience de vos interlocuteurs sans coût fixe.

Externalisation de la permanence téléphonique

L’externalisation de la permanence téléphonique assure la continuité
de l’accueil de vos clients ou patients en dehors de vos horaires d’ouverture, pendant
les congés ou en cas de pic d’activité. Contrairement au standard classique, la permanence
téléphonique étend la disponibilité de votre entreprise sans solliciter votre équipe interne.

Optel Services prend en charge votre permanence téléphonique aux plages horaires que vous
définissez. Nous appliquons vos consignes : transfert immédiat en cas d’urgence, prise de
message standard, programmation de rappel. Cette flexibilité est précieuse pour les artisans en
intervention, les professions libérales hors RDV et les cabinets médicaux ouverts en horaires
étendus.

Notre méthode en 4 étapes

1. Écoute de votre demande. Nous nous déplaçons dans vos locaux pour
   comprendre votre activité, vos outils et vos consignes spécifiques.
2. Configuration sur mesure. Nous paramétrons notre logiciel selon vos besoins :
   reconnaissance des numéros, scripts d’accueil, plages horaires, transferts
   d’appels.
3. Mise en place et test. Nous démarrons en mode pilote pour ajuster les
   processus et garantir une transition fluide pour vos clients ou patients.
4. Suivi et adaptation. Points réguliers pour ajuster le service à vos évolutions.
   Vous restez maître de votre relation client à tout moment.

Tarif d’un secrétariat externalisé

Notre tarification est simple : vous ne payez que les appels traités. Pas
d’abonnement minimum, pas d’engagement de durée. Cette flexibilité permet aux
entreprises de gagner en agilité sur leurs coûts administratifs.

Comparé à une secrétaire salariée (entre 35 000 et 45 000 € par an charges comprises), un
secrétariat externalisé Optel représente en moyenne une économie de 30 à 40 % sur les coûts. Vous
n’avez pas de contrat de travail à gérer, ni de charges sociales, ni de frais de formation.

Le devis est personnalisé selon votre volume d’appels mensuel et la complexité de votre
activité. Demandez un devis gratuit pour estimer votre tarif.

Pourquoi choisir Optel Services

• Sans engagement. Vous augmentez, réduisez ou suspendez le service à tout
  moment selon votre activité.
• Proximité. Nous nous déplaçons dans vos locaux et organisons des points
  réguliers — pas un simple call center anonyme.
• RGPD et confidentialité. Toutes nos communications sont sécurisées. Pour le
  médical, nous respectons strictement le secret médical.
• Tarif au réel. Vous ne payez que les appels effectivement traités, pas un forfait
  mensuel fixe.
• Secrétaires expérimentées. Nos secrétaires externalisées sont formées au
  vocabulaire de chaque secteur et utilisent vos outils (Doctolib, Maiia, RPVA, agendas partagés).

Questions fréquentes

Combien coûte un secrétariat externalisé ?

Le tarif dépend du volume d’appels traités et de la complexité de votre activité. En
moyenne, les entreprises économisent 30 à 40 % vs une secrétaire salariée. Devis gratuit personnalisé
sous 48 h.

Quelle différence entre externalisation du standard et externalisation de la permanence
téléphonique ?

L’externalisation du standard téléphonique concerne l’accueil des appels entrants
pendant vos horaires d’ouverture (filtrage, transfert, prise de message).
L’externalisation de la permanence téléphonique étend la couverture en dehors de ces horaires :
soirées, week-ends, congés. Les deux services sont complémentaires et peuvent être combinés.

Quelle différence entre un secrétariat externalisé et un télésecrétariat ?

Aucune différence majeure. Le télésecrétariat est un secrétariat externalisé à distance, le terme est
principalement utilisé dans le domaine médical. Optel Services pratique les deux.

Peut-on externaliser uniquement une partie du secrétariat ?

Oui. Nous proposons la prise de ligne partielle (renfort de votre secrétaire interne, débordement,
congés, maladie) ou totale selon vos besoins.

Quels secteurs accompagnez-vous ?

Quatre univers principaux : entreprises et artisans, professions libérales, cabinets médicaux et
paramédicaux, cabinets juridiques.

Comment garantissez-vous la confidentialité ?

Toutes nos communications sont sécurisées et nous respectons les normes RGPD. Pour les cabinets
médicaux, nous respectons scrupuleusement le secret médical et ne conservons aucune donnée
patient.

En combien de temps peut-on démarrer ?

Sous 48 h après la rencontre initiale dans vos locaux : configuration des accès, intégration de vos
consignes, période de test puis lancement.