Secrétariat médical externalisé
Secrétariat médical externalisé : libérez-vous des tâches administratives
Entre deux consultations, le téléphone n’attend pas. Chaque appel manqué, c’est un patient qui raccroche et prend rendez-vous ailleurs. Optel Services assure votre permanence téléphonique médicale et l’accueil de vos patients. Nous gérons aussi vos rendez-vous sur Doctolib et Maiia, et vos tâches administratives. Vous récupérez du temps médical. Votre cabinet médical reste joignable, même quand vous êtes en consultation.
Pourquoi externaliser
Pourquoi externaliser votre secrétariat médical
Recruter une secrétaire médicale salariée coûte cher. Il faut aussi couvrir ses congés et ses absences. Un secrétariat médical externalisé remplace cette charge fixe par un service souple. Vous payez à l’usage, sans embauche ni charges sociales.
Nos secrétaires connaissent le vocabulaire médical et les logiciels de rendez-vous. Elles respectent les règles de confidentialité des professionnels de santé. Vous disposez d’une secrétaire médicale à distance, formée à votre secteur.
Seul praticien ou cabinet de groupe, le télésecrétariat médical suit votre volume d’appels et vos horaires. Il sert aussi de renfort pendant les pics d’activité.
Nos prestations
Tout ce qu’une secrétaire médicale gère pour vous
Nos services de secrétariat couvrent tout l’administratif qui vous prend du temps. La prise en charge commence dès le premier appel.
Permanence téléphonique médicale
Accueil des patients, filtrage des appels, repérage des urgences, orientation vers le bon praticien. Gestion des appels entrants : chaque appel est décroché à votre nom, chaque message vous est transmis.
Gestion d’agenda
Rendez-vous pris dans Doctolib, Maiia ou votre agenda interne. Plannings à jour en temps réel, reports, annulations et rappels SMS.
Lien entre praticiens
Plusieurs agendas, consultations croisées, échanges fluides au sein du cabinet.
Gestion administrative
Transmission des messages, saisie des informations patients, traitement des emails.
Remplacement et renfort
En cas de congé, de maladie ou d’affluence, notre standard téléphonique prend le relais tout de suite.
Secret médical
Échanges sécurisés, respect du RGPD, aucune donnée de santé conservée au-delà du nécessaire.
Par spécialité
Un secrétariat médical téléphonique pour chaque spécialité
Chaque professionnel de santé a son rythme d’appels, son vocabulaire et ses urgences. Nos secrétaires appliquent les consignes propres à votre spécialité.
Médecins généralistes
Accueil téléphonique continu, tri des urgences, prise et report de rendez-vous.
Télésecrétariat pour ostéopathes
Agenda à jour, rappels de séance, moins de créneaux non honorés. Même service pour les chiropracteurs.
Kinésithérapeutes et paramédicaux
Séries de séances planifiées, relances, suivi des annulations.
Secrétariat téléphonique pour psychologues
Accueil confidentiel, premier contact rassurant, prise de rendez-vous discrète.
Orthophonistes
Bilans et séances organisés, liste d’attente tenue à jour.
Podologues, ophtalmologistes, dermatologues
Tri des motifs de consultation et orientation des urgences.
Chirurgiens
Suivi avant et après l’opération, messages transmis en temps réel.
Sages-femmes
Suivi de grossesse, urgences orientées, agenda partagé avec le cabinet.
Naturopathes et acupuncteurs
Prise de rendez-vous et premières informations aux patients.
Votre spécialité n’est pas dans la liste ? Nos secrétaires s’adaptent à chaque pratique.
Rappel sous 24 h
Parlons de votre cabinet
Trois champs suffisent. Eva vous rappelle avec le vocabulaire de votre spécialité et une estimation adaptée.
Horaires
Une permanence médicale externalisée sur des horaires étendus
Vos patients appellent quand ça les arrange, pas seulement quand vous êtes libre. Notre secrétariat téléphonique couvre de larges plages horaires. Nous répondons du lundi au vendredi de 8 h à 19 h, et le samedi de 8 h à 12 h.
En cas d’affluence, les appels téléphoniques sont répartis dans l’équipe. Aucun appel n’est perdu. Chaque appel manqué est noté puis rappelé. Hors horaires, un message d’accueil personnalisé prend le relais et rassure le patient.
Vos outils
Doctolib, Maiia et votre agenda en temps réel
Vous gardez votre outil de prise de rendez-vous. Nos secrétaires travaillent directement dans Doctolib, Maiia ou l’agenda de votre choix.
Chaque créneau réservé, déplacé ou annulé apparaît aussitôt côté cabinet. Pas de double saisie, pas de logiciel en plus. Les rappels SMS réduisent les rendez-vous non honorés.
Cabinets de groupe
Pour les cabinets de groupe et les maisons de santé
Plusieurs praticiens partagent le même standard téléphonique ? Notre équipe gère leurs agendas en parallèle. Elle applique les règles de chacun et oriente chaque patient vers le bon professionnel de santé.
Un praticien arrive, part en congé ou change ses créneaux ? Le service s’ajuste sans interruption. L’accueil reste le même pour tous les patients.
Notre méthode
Une mise en place en 48 heures
La mise en place démarre par une rencontre dans vos locaux. Nous y notons vos consignes, vos outils et vos habitudes. Le service démarre ensuite sous 48 heures.
Phase de découverte
Nous nous déplaçons dans vos locaux pour comprendre votre organisation, vos outils et vos process.
Adaptation aux consignes
Urgences le matin, créneaux de 30 minutes : nous intégrons les règles de chaque praticien.
Suivi régulier
Points réguliers pour ajuster le service. Un nouveau praticien arrive ? Nous nous adaptons aussitôt.
Tarif
Gagnez 40 % sur vos coûts de secrétariat
Une secrétaire médicale salariée coûte entre 35 000 et 45 000 € par an, charges comprises. Il faut encore ajouter le recrutement et la formation. Avec Optel Services, vous ne payez que les appels traités : le secrétariat médical est facturé 15 € HT par mois d’abonnement, puis 1 € HT par appel traité, sans engagement de durée. Votre budget administratif devient une dépense variable, et non plus une charge fixe. L’économie moyenne atteint 40 % par rapport à une embauche à temps plein.
Qualité d’accueil
Reprendre du temps médical sans perdre en qualité d’accueil
Externaliser son secrétariat médical ne rend pas l’accueil impersonnel. Vos appels sont confiés à des secrétaires formées au secteur de la santé. Elles parlent le langage de vos patients et respectent le secret médical.
Vous vous concentrez sur le soin. La permanence téléphonique et la gestion des rendez-vous tournent en continu. Résultat : moins d’appels manqués, des agendas mieux remplis et un accueil qui renforce l’image de votre cabinet médical.
Questions fréquentes
Questions fréquemment posées
Le télésecrétariat médical, comment ça marche ?
Une secrétaire dédiée décroche à votre nom. Elle prend les rendez-vous dans votre agenda et vous transmet les messages selon vos consignes.
Combien coûte un secrétariat médical externalisé ?
15 € HT par mois d’abonnement, puis 1 € HT par appel traité, sans engagement de durée. Vous ne payez que les appels réellement pris. Devis sous 48 heures.
Êtes-vous compatibles avec Doctolib et Maiia ?
Oui. Nous prenons, déplaçons et annulons vos rendez-vous directement dans votre agenda, selon vos règles.
Comment protégez-vous les données de santé de mes patients ?
Nous respectons le RGPD. Seules les personnes habilitées y ont accès, et elles sont tenues au secret.
Que se passe-t-il si un appel ne peut pas être pris ?
L’appel manqué est noté puis rappelé. Hors horaires, un message personnalisé prend le relais.
Puis-je arrêter le service à tout moment ?
Oui, sans engagement de durée. Vous ajustez ou suspendez le service selon votre activité.
Combien de temps faut-il pour démarrer ?
Sous 48 heures après une première rencontre dans vos locaux.
Devis gratuit
Recevez votre devis sous 48 h
Diagnostic gratuit de vos besoins. Nous nous déplaçons dans vos locaux. Sans engagement.
