Secrétariat & permanence téléphonique
Médical & Paramédical

Gérer un cabinet médical pluridisciplinaire demande une organisation sans faille. Entre les
consultations, la coordination de plusieurs praticiens et la gestion des appels téléphoniques, votre
secrétaire médicale est souvent débordée. Les rendez-vous Doctolib nécessitent une surveillance
constante, et chaque absence perturbe l’ensemble du cabinet.

Le secrétariat médical externalisé Optel Services apporte une solution flexible
aux professionnels de santé. Notre télésecrétariat médical prend en charge la permanence
téléphonique médicale et la gestion administrative de votre cabinet, sans les contraintes
d’une embauche traditionnelle. Vous ne payez que les appels réellement traités, et bénéficiez de
secrétaires médicales qui maîtrisent le vocabulaire médical et les outils comme Doctolib ou Maiia.

Gagnez du temps et libérez du temps médical

L’embauche d’une secrétaire médicale à temps plein représente un
investissement conséquent : entre 35 000 et 45 000 € par an charges comprises. Avec le secrétariat
médical externalisé, vous maîtrisez vos coûts tout en garantissant une continuité de service. Notre
modèle de facturation est simple : vous ne payez que les appels réellement
traités.

Au-delà de l’économie financière, c’est surtout du temps médical que vous
récupérez. Fini les interruptions pendant les consultations pour décrocher le téléphone. Votre secrétaire
interne peut se concentrer sur les tâches à valeur ajoutée pendant que notre service prend en charge la
gestion des appels et des rendez-vous.

Vous gagnez en moyenne 40 % sur vos coûts de secrétariat comparé à une
embauche traditionnelle. Votre budget administratif devient une variable d’ajustement, pas une
charge fixe.

Une secrétaire qui connaît votre métier

Faire appel à un secrétariat médical externalisé, ce n’est pas confier votre standard à
n’importe qui. Chez Optel Services, nous travaillons depuis de nombreuses années avec des
cabinets médicaux. Cette expérience nous permet de maîtriser le vocabulaire médical, les protocoles de
prise de rendez-vous et les attentes spécifiques des patients.

Nos secrétaires médicales connaissent vos outils : Doctolib, Maiia, agenda médical en temps réel ou
autre logiciel de gestion. Nous nous adaptons immédiatement, savons gérer les urgences et orienter
efficacement vos patients. Notre télésecrétariat médical s’adapte aux médecins libéraux comme
aux cabinets pluridisciplinaires.

La force d’Optel Services : la proximité malgré la distance. Nous nous déplaçons
régulièrement dans vos locaux pour rencontrer votre équipe et affiner nos processus.

Nos prestations pour cabinets médicaux et paramédicaux

Permanence téléphonique médicale

Nous assurons l’accueil téléphonique de vos patients avec professionnalisme. Chaque appel
est traité rapidement. Nous filtrons les demandes, identifions les urgences et orientons vers le bon
praticien.

Prise et gestion des rendez-vous

Que vous utilisiez Doctolib, Maiia ou un agenda papier, nous gérons vos plannings en temps réel.
Modifications, annulations, rappels par SMS : tout est pris en charge.

Coordination entre praticiens

Dans un cabinet pluridisciplinaire, nous jonglons entre les agendas de plusieurs médecins, gérons les
consultations croisées et assurons une communication fluide entre votre équipe et vos patients.

Gestion administrative courante

Transmission de messages, saisie des données patients, traitement des emails : nous prenons en
charge les tâches administratives chronophages.

Remplacement et renfort

Congés, maladie, pic d’activité : nous intervenons immédiatement pour pallier
l’absence de votre secrétaire ou la soulager. Votre cabinet ne s’arrête jamais.

Comment nous nous adaptons à votre cabinet

Chaque cabinet médical a son propre fonctionnement. Chez Optel Services, nous proposons un
service de secrétariat externalisé sur-mesure.

Phase de découverte. Nous nous déplaçons dans vos locaux pour rencontrer
votre équipe et comprendre votre organisation, vos outils et vos processus.

Adaptation aux consignes. Le Dr Dupont préfère recevoir les urgences le matin ?
La pédiatre espace les rendez-vous de 30 minutes ? Nous intégrons ces spécificités dans notre gestion
quotidienne.

Suivi régulier. Points réguliers pour ajuster le service à vos évolutions. Un
nouveau praticien rejoint le cabinet ? Nous nous adaptons immédiatement.

Questions fréquentes des cabinets médicaux

Combien coûte un secrétariat médical externalisé ?

Tarification basée sur le nombre d’appels traités. Contrairement à une secrétaire salariée
(35 000 à 45 000 € par an charges comprises), vous ne payez que les appels réellement gérés. Économie
moyenne de 40 %.

Peut-on arrêter le service à tout moment ?

Absolument. Notre secrétariat médical externalisé fonctionne sans engagement de durée. Vous
pouvez augmenter, réduire ou suspendre le service selon vos besoins.

Comment garantissez-vous la confidentialité des données patients ?

Nous respectons scrupuleusement le secret médical et les normes RGPD. Toutes nos communications
sont sécurisées. Notre rôle se limite à la gestion administrative et à la prise de rendez-vous, jamais au
traitement d’informations médicales sensibles.

Que se passe-t-il si vous ne pouvez pas répondre à un appel ?

Nous assurons une disponibilité maximale pendant vos horaires d’ouverture. En cas de pic
d’appels exceptionnel, nous disposons d’une équipe de renfort.

Combien de temps faut-il pour démarrer le service ?

Sous 48 heures après notre rencontre initiale dans vos locaux. Nous configurons vos accès (Doctolib,
Maiia, agenda médical), intégrons les consignes de chaque praticien et effectuons une période de
test.